Dans un établissement scolaire, l'ensemble des activités est fortement lié au traitement de données à caractère personnel :
Ces traitements doivent figurer dans le registre des activités de traitement de l'établissement.
Seuls les traitements inscrits au registre des activité de traitement peuvent être opérés dans l'établissement.
A compter du 1er septembre 2021, les établissements de l'académie de Reims disposeront de l'application RADIO pour gérer leur registre des traitement.
Chaque registre contient une description de toutes les opérations de traitements de données à caractère personnel opérées. Pour chaque activité, les informations suivantes doivent apparaître :
Le registre des traitement doit contenir toutes les informations nécessaires telles qu'elles sont prévues à l'article 30 du RGPD pour tous les traitements opérés dans la structure.
Tous les personnels de l'établissement, enseignants et agents, sont des déclarants. Ils peuvent proposer à l'inscription les traitements de données à caractère personnel qu'ils opèrent en régulièrement : applications du numérique éducatif utilisées en classe, traitement pour suivre les inscription des voyages scolaires...
Les déclarants proposent à l'inscription les traitements qu'ils opèrent régulièrement avec leurs classes.
L'inscription des traitements au registre de l'établissement est de la responsabilité du chef d'établissement en tant que responsable du traitement. Il est la seule personne de l'établissement à pouvoir inscrire un traitement au registre.
Le chef d'établissement inscrit les traitements proposés par les déclarants au registre.
Le choix, d'inscrire ou non un traitement au registre, doit se faire à partir de l'avis du Délégué à la Protection des Données. Il apporte son avis favorable, réservé ou défavorable à la mise en oeuvre du traitement. Il peut aussi proposer plusieurs actions à mener afin de rendre le traitement plus protecteur des personnes concernées, par exemple, en minimisant les données (ne pas saisir dans une application la date de naissance d'un mineur lorsqu'elle n'est pas nécessaire, ...), en anonymisant le traitement (utilisation de comptes génériques, ...), voir en mettant en oeuvre des mesures de sécurité techniques ou organisationnelles complémentaires.
Le délégué à la protection des données apporte un avis sur les traitements avant leur inscription au registre.
En cas d'avis défavorable ?
Si le responsable du traitement décide d'inscrire au registre un traitement pour lequel le DPD a donné un avis défavorable, il doit justifier cette décision par écrit. Ce justificatif devra être produit à l'autorité de contrôle en cas d'audit ou de plainte.
Extraite du flyer "RGPD", l'infographie suivante vous décrit les étapes à franchir d'une proposition de traitement par un déclarant jusqu'à l'inscription au registre par le responsable du traitement.
Se connecter à l'application RADIO (accès anticipé pour les RIL)
Les personnels de l'établissement ont deux solutions :
Ce tutoriel vidéo pour RADIO vous présente comment proposer au registre des traitement un traitement existant dans le catalogue des modèles de traitements.
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